Paragraaf Bedrijfsvoering

Oorzaak:
In het Overzicht Organisatie is sprake van een overschrijding van het lastenbudget van € 5,601 mln. Van deze overschrijding wordt € 1,2 mln als ‘acceptabel’ aangemerkt, omdat deze hogere lasten gecompenseerd worden door direct gerelateerde baten. Het resterende saldo van € 4,4 mln wordt als ‘niet-acceptabel’ aangemerkt en is als volgt opgebouwd:

• € 2,4 mln aan apparaatslasten die voorzien waren om door te belasten naar andere ambities en/of investeringsprojecten, maar dat niet heeft plaatsgevonden. Dit wordt deels verklaard vanuit een andere fasering van de benodigde inzet voor de uitvoering van investeringsprojecten. Daarnaast zijn de interne spelregels over de door te belasten apparaatslasten complex en niet in alle gevallen goed toegepast, waardoor deze kosten nu worden verantwoord in het Overzicht Organisatie.
• € 0,8 mln aan aanvullende externe (gespecialiseerde) capaciteit voor de begeleiding van meerdere, complexe aanbestedingstrajecten in 2023.
• € 0,6 mln aan hogere lasten voor de aanslag van de OZB en rioolbelasting van provinciale kantoorpanden (€ 0,3 mln) en de eerdere uitvoering van werkzaamheden voor het onderhoud aan gebouwen dan in de begroting was voorzien (€ 0,3 mln)
• € 0,3 mln aan hogere kapitaallasten als gevolg van een eenmalige inhaalafschrijving
• € 0,3 mln aan diverse kleine afwijkingen

Beheersmaatregel:
Bij het opstellen van de Najaarsnota 2024 besteden we extra aandacht aan de wijze waarop de door domein Bedrijfsvoering te maken kosten voor andere ambities en/of investeringsprojecten in de begroting worden verwerkt. Deze worden dan bruto begroot (lasten), terwijl de op te nemen doorbelastingen ook afzonderlijk in de begroting worden verwerkt als (interne) baten. Dit verbetert het inzicht in en sturing op deze begrotingsposten die op voorhand soms lastig zijn in te schatten. Daarnaast worden de reeds gemaakte interne afspraken over (interne) doorbelastingen nagelopen om te bezien of dit vereenvoudigd kan worden. De geactualiseerde notitie Overhead van de commissie BBV en de daarin gedane stellige uitspraken en overige aanbevelingen wordt daarbij betrokken.

Oorzaak:
In het Overzicht Algemene middelen is sprake van een overschrijding van het lastenbudget van € 5,156 mln. Dit is het saldo van € 5,3 mln hogere rentelasten en € 0,1 mln lagere overige lasten. De € 5,3 mln hogere rentelasten wordt als volgt verklaard:

• € 3,4 mln: in de bijgestelde begroting was het saldo van de rente (lasten minus baten) begroot aan de lastenkant, terwijl in de realisatie de betaalde rente (lasten) en de ontvangen rente (baten) afzonderlijk verantwoord worden conform de verslaggevingsregels.
• € 1,9 mln: dit betreft hogere gerealiseerde rentebaten dan waar in de begroting rekening mee was gehouden. Deze hogere rentebaten leiden tot een lagere doorbelasting (lasten) aan de ambities door toepassing van de verslaggevingsregels.

Beheersmaatregel:
Bij het opstellen van de Najaarsnota 2024 besteden we extra aandacht aan de wijze waarop de rentelasten en de te verwachten rentebaten in de begroting worden verwerkt. Deze worden dan niet gesaldeerd verwerkt, maar afzonderlijk als lasten en baten. Daarbij besteden we ook extra aandacht aan de systematiek van het doorbelasten van de rente aan de activa (omslagrente) en de wijze waarop dat in de begroting vertaald dient te worden. Daarbij is de notitie Rente van de Commissie BBV voor ons leidend.

Oorzaak:
De geconstateerde overschrijding betreft een saldering van twee beleidsprestaties. Het belangrijkste onderdeel van dit saldo betreft de overschrijding van de lasten inzake de Omgevingswet. In aanloop naar de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024 zijn incidenteel hogere lasten gerealiseerd ter grootte van € 1,3 mln. Er is extra inzet geleverd om het Omgevingsbeleid (Omgevingsvisie, Omgevingsprogramma, Omgevingsverordening) actueel te maken en op orde te krijgen voor de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast zijn de beleidscyclus en de ondersteuning op beleidsparticipatie, monitoring, evaluaties, beleidsinformatie, digitale planvorming en milieu effectrapportages (MER) vorm gegeven. Deze overgang van tijdelijk naar structureel verklaart ook de overschrijding die in 2023 is ontstaan.

Beheersmaatregel:
Vanaf het jaar 2024 is de systematiek van budgetteren voor de opgave Omgevingsbeleid aangepast.

Oorzaak:
Hogere lasten door subsidieverleningen uit het R&D plafond van de MIT-regeling. Er zijn verrassend veel subsidieontvangers die hebben aangegeven al in het jaar van verlening (2023) te zijn gestart met hun activiteiten. Deze informatie was pas in november/december 2023 beschikbaar en kon daardoor niet meer worden verwerkt in de Najaarsnota 2023. PZH is dan, gegeven de huidige regels en afspraken, gehouden om lasten deels of geheel in jaar 2023 te verantwoorden. Normaal gesproken startte bijna iedere ontvanger pas in jaar t+1 (hier 2024). Zo is daarom ook begroot: het bijbehorende budget was gewoon beschikbaar, maar stond in het ‘verkeerde’ jaar t+1 (2024).

Tegenover deze hogere lasten staat een overschot aan baten. Deze moeten direct gerelateerd worden aan genoemde lasten, waarmee deze afwijking van de begroting als ‘acceptabel’ moet worden geclassificeerd.

Beheersmaatregel:
Op basis van ervaringscijfers uit het verleden wordt een inschatting gemaakt door de beleidsafdeling hoe de lasten van de subsidieregeling verdeeld worden over de jaren van de looptijd. Het gedrag van aanvragers is een exogene factor. Die niet of nauwelijks te beïnvloeden is.

De overschrijding bij Beleidsdoel 6.3 bedraagt € 0,1 mln. Dit bedrag ligt beneden de door Provinciale Staten vastgestelde rapporteringsgrens van € 0,3 mln en hoeft daardoor niet te worden toegelicht.

Oorzaak:
In 2023 is door Gedeputeerde Staten het besluit genomen een tijdelijke exploitatieovereenkomst aan te gaan met de vervoerder van het veer Maassluis – Rozenburg. De looptijd van deze overeenkomst bedraagt maximaal vier jaar (twee jaar met tweemaal de verlengingsoptie van één jaar). Het totale bedrag dat hoort bij deze maximale looptijd bedraagt € 4,8 mln. Gelet op de omvang van dit bedrag, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving, had de verlening van deze exploitatieovereenkomst Europees moeten worden aanbesteed. Hiervoor is niet gekozen, onder andere vanwege het feit dat een oplossing op korte termijn noodzakelijk was. Het uitvallen van de autoveren van het veer Maassluis – Rozenburg heeft geleid tot maatschappelijke onrust, klachten en Statenvragen. Zolang de Blankenburgverbinding nog niet is opengesteld is er behoefte aan een autoveer, maar het is vooral het langzaam verkeer dat gedupeerd is door de uitval van de veerdienst. Het onderhands gunnen van deze opdracht aan de vervoerder betreft een noodmaatregel. Het doorlopen van een volledige Europese aanbestedingsprocedure zou veel tijd in beslag nemen, waardoor genoemde maatschappelijke onrust, klachten en vragen steeds meer zouden toenemen.

Gezien het feit dat genoemd besluit onrechtmatig is betekent dat de daarbij behorende kosten die in 2023 zijn gemaakt ook onrechtmatig zijn. De exploitatiekosten 2023, behorende bij deze overeenkomst, bedragen € 0,6 mln.

Beheersmaatregelen:
Naar onze mening zijn geen aanvullende beheersmaatregelen nodig om herhaling van een dergelijk besluit in de toekomst te voorkomen. In het reguliere inkoopproces zijn verschillende beheersmaatregelen opgenomen die moeten voorkomen dat opdrachten ten onrechte niet Europees worden aanbesteed. De resultaten van de in 2023 en voorgaande jaren uitgevoerde controle op de Europese aanbestedingen (spendanalyse) laten zien dat deze beheersmaatregelen in voldoende mate functioneren.
We attenderen u er op dat gedurende de looptijd van de tijdelijke exploitatieovereenkomst met de vervoerder van het veer Maassluis – Rozenburg de daaraan verbonden bedragen als onrechtmatig beschouwd moeten worden. De omvang van die bedragen zal verantwoord worden in de jaarrekeningen van de boekjaren 2024 en 2025.