In de jaarrekening is in het onderdeel ’11. Rechtmatigheidsverantwoording ' de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college van Gedeputeerde Staten. Daarin vermeldt het college dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole zijn wel een aantal afwijkingen geconstateerd. Het saldo van deze afwijkingen is echter lager dan de verantwoordingsgrens, waardoor die afwijkingen niet specifiek zijn vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. We vinden het wel wenselijk om deze afwijkingen toe te lichten en ook aan te geven welke acties wij ondernemen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Die toelichting is in het vervolg van deze paragraaf opgenomen onder ‘Toelichting op verplichte onderwerpen met betrekking tot rechtmatigheid’.
Verder geven we ook overige informatie met betrekking tot de (financiële) rechtmatigheid. Die onderwerpen zijn wettelijk gezien niet-verplicht, maar met Provinciale Staten is afgesproken om hierover wel informatie te verstrekken. Dat is in het vervolg van deze paragraaf opgenomen onder ‘Toelichting op niet-verplichte onderwerpen met betrekking tot rechtmatigheid’.
Bij het schrijven van de toelichtingen zijn de door Provinciale Staten op 13 december 2023 vastgestelde kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording gehanteerd. Deze kaders zijn gebaseerd op de regelgeving van de commissie BBV. Ten aanzien van de overschrijdingen van de begroting is in genoemde kaders bepaald dat iedere overschrijding van de begrote lasten onrechtmatig is. Daarbij moet wel onderscheid gemaakt worden in ‘acceptabele’ en ‘niet-acceptabele’ overschrijdingen.
Acceptabele overschrijdingen
Overschrijdingen zijn acceptabel als voldaan wordt aan de in de kaders opgenomen voorwaarden. Die voorwaarden zijn:
- Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde baten de overschrijding compenseren.
- Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- De overschrijding is door Provinciale Staten geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- De afwijking past binnen het door Provinciale Staten geaccordeerde beleid en is kleiner dan de rapporteringsgrens.
Dergelijke overschrijdingen worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in het vervolg van deze paragraaf bedrijfsvoering.
Niet-acceptabele overschrijdingen
Alle andere overschrijdingen van de begrote lasten zijn niet-acceptabel. Niet-acceptabele overschrijdingen worden ook opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden) én worden toegelicht in het vervolg van deze paragraaf bedrijfsvoering.